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畢業旅行在籌辦的期間總是會發生許多狀況,正確觀念的建立是相當重要的,以下是分析各種出現的狀況。短暫的篇幅希望在畢旅常發生的問題上,帶給各位同學及主辦人一些參考。

Q:班上畢旅參加的人數不踴躍,人數不足無法成行該怎麼辦呢?
V:由於畢旅是學生生涯的浪漫回憶,如果人數較少可以擇定班級最低出團人數,也就是說無論多少人出發都要有決心成行,國外來說16人即可團體成行,國內部份由於車資分攤建議25人以上成行,如果二種情形都無法成行,這時可以請旅行社協助合團,例如淡江大學建築系4人+台灣藝術大學美術系14人=成行,同學參加不踴躍,往往是主辦人在承辦過程中最無力的地方,決心與時間是成行與否的關鍵,旅行社是支持主辦人的後盾。
 
Q:畢旅已經討論了幾個月,可是班上同學還是意見很多?該怎繼續進行?
V:一般來說這種情形發生主辦人較為善良,以及結構較為自然的班級上,同學之間很容易受到影響,大家保持觀望,一個人有雜音或不去而影響了大多數的人,這種情況主辦人可以主動請旅行社協助辦理畢旅,當主辦人決定了接洽了旅行社之後,委請旅行社到班上進行說明會,讓同學有個了解旅遊地點的概況,旅行社有責任協助主辦人提班級成行率(例如主辦人先與同學收訂金確認參加的人數),一家專業的旅行社都有這樣的能力可以提供協助。
 
Q:什麼時候是簽約的最佳時刻?
V:國內外團體出發前三個月簽約是最適合的,主要有五個原因
    1. 國外部分旅費較高,同學需要時間打工支付旅費
    2. 國外部份辦理護照、簽證需要較多的時間準備
    3. 簽約完後時間足夠,若有臨時增加人數旅行社可以作業機位
    4. 旅行社舉辦行前說明會,時間擬定在作業期內
    5. 旅程中如果有任何問題,客戶想要改變內容可有時效與旅行社溝通
      (一個好的旅行社簽約後會保持良好的協商服務,不是強制照合約走)
 
Q:如何選擇優質的旅行社及承辦業務?
V:旅行社有分為非常多種(FIT、團體、大專、專案、標案、國旅)等等,依照客戶需求各自有發展的市場,首先就是選擇品牌形象佳的旅行社,品牌除了品質之外也代表著公司的承辦實力,如果重視品質規劃的旅行社,就選擇專案旅遊規劃的旅行社,如果選擇低廉價格為主,可以選專辦低價團的殺低價旅行社,相對來講品質規劃就不是那麼重要,擇定了數家進入門檻的旅行社之後再進行篩選。而旅行社規模大小並不是很重要的依據,某些著名的大公司員工人數多團體多,無法照料到每個客戶,這是屬於散客的市場,規模太小又缺乏可靠的後端支援(價位、服務),依據需求選擇優質的專案品牌旅行社,這才是最好的選擇。

Q:如何選擇優質的旅行社及承辦業務?
V:除了選擇適合自身的旅行社之外,業務員的服務是最重要的,許多業務員在接觸客戶會有一套洗客戶的方式,不外乎是機位快滿了、一切都沒問題、希望你可以快點和她簽約,業務員的心態是無可厚非,因為業務員沒有把握客戶會不會和他簽約,加上進行比價壓縮業務利潤,業務員大部分的時間,都是花在如何與你完成契約,而不是在幫你設計最好的行程,爭取優惠的價格,而是在這就是旅遊業的惡性循環。如果同學在選擇業務員的服務時候,首先了解業務員所說的話是否誠實,以及給你的感覺,接著在進行深入的接洽,當你決定旅行社+專案之後,多與業務員接觸,請業務員協助你舉辦畢旅(開說明會、行程介紹、優惠價格、增加成行率),當業務員知道你們願意選擇他們,這也是給予業務員全心服務的動力,更願意花許多時間在你們身上,這就是旅遊業界的良性循環。
 
Q:旅行社與客戶發生的旅遊糾紛及劣質服務
V:1. 業務為了承接團體,答應了許多條例無法兌現!!這種情形發生在”一切都沒問題"的業務員身上,為了完成合約業務員往往會答應許多無法達成的承諾,例如航班時間、車輛調度,旅行社依照合約走,除了金錢外賠償外,也具備不了太多的約束力。
   2. 與旅行社簽完合約後,業務員開始熱誠下降愛理不理,由於你是業務員眾多簽約團體裡的其中一個,他要把時間花在開發團體上,這種過於現實的業務員在接觸的時候就該予以排除,從簽約到團體回團之前這段期間,售後服務是旅行社絕對要負起的承辦責任。
   3. 國外旅遊當地導遊素質不佳,這部份是許多在東南亞國家常會遇到的問題,即使口碑良好的旅行社也避免不了,最好的方式就是可以簽約時要求保證導遊的素質,旅行社會發函到外站,請外站排最佳的導遊給該團體,雖然這樣抽象的約定無法絕對保證導遊素質,但相信在服務上多了一層保障,尤其在旅遊旺季的時候,能提早作業更是非常重要的。
   4. 旅行社壓機位殺低價的問題!!由於畢旅出發時間是集中在一六九這三個季節,部份專門承辦畢旅的旅行社會在該檔期下訂金壓機位,如果有設定檔期的團體就必須搭配機位的時間和國內飯店的檔期走,這樣的作法優劣各半,好的部份是該檔期確定有機位或飯店可以走,劣的部份是由於團體必須配合時間走,只好選擇該旅行社,相對來講旅行社籌碼較多(熱門檔期旅行社下訂金壓機位了一定有團體會走),對於客戶在品質及行程上較無法著墨兼顧,因為投下了成本風險總是要回收的。最好的方式是提早將團體成行定案,旅遊團體提早作業機位是可以在指定檔期順利成行的。
 
                                                        By loloto

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