舉辦畢業旅行是一項藝術，旅行社、主辦人、同學們三方角力的周旋，在遊戲規則中總有一定的最佳流程，以下是一個承辦流程可以供客戶們參考，也是整個活動承辦的一個概況，分為七個簡易流程。
１. 地點預算擬定
跨出畢業旅行的第一步，就是與班上同學討論地點及預算，通常在這一小步會花掉非常多時間，甚至長達幾個月，經過多次討論之後會確定地點及預算，在這一個階段大部分班級都尚未決定地點，除非是特定屬性系所，一開始就指定前往的區域，否則通常會有幾個地點讓同學之間做選擇。
2. 旅行社接洽
主辦人會開始與旅行社進行接洽，一般的接觸的管道有二種，第一種是旅行社業務親自到學校進行拜訪，與學生進行接洽行程，第二種就是經由網路與旅行社接洽，這二種方法都是很便利的方式。主辦人會挑選旅行社索取行程，在接洽的過程中主辦人會將旅行社篩選後，告知同學投票選擇地點或決定旅行社，所以主辦人是把關的重要窗口，主辦人主導能力夠的話，往往在這個部份就決定旅行社了。
3. 旅遊說明會
請旅行社專案人員至班上進行旅遊說明會，這個階段主辦人已經前往旅行社洽談過，或是與旅行社接觸有一段時間，對於行程及報價已經可以接受了。這時候會請旅行社派專人來到班級開說明會，讓同學了解整個概況，但是也有班級是請數家廠商來說明會，請同學投票。
4. 簽訂合約
簽約的地點建議在旅行社，因為旅行社的設備比較齊全，也可以看看公司的氣息及規模，旅行社會準備合約書，蓋上公司大小張及騎逢章，在簽約前詳細的再次溝通行程內容及規格，如果有任何問題都可以當場備註在合約書上，完成簽約動作。
5. 行前作業
簽約完成後會有一段時間，旅行社與主辦人共同處理團體，主辦人進行收齊同學的資料（姓名、出生年月、身份字號）及辦理護照證件，統一交給旅行社進行作業，旅行社進行辦理團體簽證及護照所需資料，這時如果有同學證件不符被退件後，經旅行社通知，也有充裕的時間可以補件。
6. 行前說明會
出發前指定日期，旅行社前往班級進行行前說明會，時間點通常設定在出發前三週內最為合適，這時候所有的程序都已完成定案，旅行社會備妥（Hotel List、旅遊注意事項、行李掛牌），專人介紹國內或國外旅遊注意事項，大約30分鐘-40分鐘的時間包含同學問答，而旅遊團費的尾款大部分都是在行前說明會結清的。
7. 團體出發
旅遊當天指定地點集合，領隊會笑瞇瞇出現，並且連絡確認學是否到齊，隨後出發前往機場或展開旅程，協助同學辦理出國通關手續，搭機前往目的地，展開旅程直到回國入境，送完同學離開後，旅遊正式結束。
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