畢業典禮丟帽子
 
舉辦畢業旅行是一項藝術,旅行社、主辦人、同學們三方角力的周旋,在遊戲規則中總有一定的最佳流程,以下是一個承辦流程可以供客戶們參考,也是整個活動承辦的一個概況,分為七個簡易流程。
 
1. 地點預算擬定
跨出畢業旅行的第一步,就是與班上同學討論地點及預算,通常在這一小步會花掉非常多時間,甚至長達幾個月,經過多次討論之後會確定地點及預算,在這一個階段大部分班級都尚未決定地點,除非是特定屬性系所,一開始就指定前往的區域,否則通常會有幾個地點讓同學之間做選擇。
 
2.  旅行社接洽
主辦人會開始與旅行社進行接洽,一般的接觸的管道有二種,第一種是旅行社業務親自到學校進行拜訪,與學生進行接洽行程,第二種就是經由網路與旅行社接洽,這二種方法都是很便利的方式。主辦人會挑選旅行社索取行程,在接洽的過程中主辦人會將旅行社篩選後,告知同學投票選擇地點或決定旅行社,所以主辦人是把關的重要窗口,主辦人主導能力夠的話,往往在這個部份就決定旅行社了。
 
3.  旅遊說明會
請旅行社專案人員至班上進行旅遊說明會,這個階段主辦人已經前往旅行社洽談過,或是與旅行社接觸有一段時間,對於行程及報價已經可以接受了。這時候會請旅行社派專人來到班級開說明會,讓同學了解整個概況,但是也有班級是請數家廠商來說明會,請同學投票。
 
4.  簽訂合約
簽約的地點建議在旅行社,因為旅行社的設備比較齊全,也可以看看公司的氣息及規模,旅行社會準備合約書,蓋上公司大小張及騎逢章,在簽約前詳細的再次溝通行程內容及規格,如果有任何問題都可以當場備註在合約書上,完成簽約動作。
 
5.  行前作業
簽約完成後會有一段時間,旅行社與主辦人共同處理團體,主辦人進行收齊同學的資料(姓名、出生年月、身份字號)及辦理護照證件,統一交給旅行社進行作業,旅行社進行辦理團體簽證及護照所需資料,這時如果有同學證件不符被退件後,經旅行社通知,也有充裕的時間可以補件。
 
6.  行前說明會
出發前指定日期,旅行社前往班級進行行前說明會,時間點通常設定在出發前三週內最為合適,這時候所有的程序都已完成定案,旅行社會備妥(Hotel List、旅遊注意事項、行李掛牌),專人介紹國內或國外旅遊注意事項,大約30分鐘-40分鐘的時間包含同學問答,而旅遊團費的尾款大部分都是在行前說明會結清的。
 
7.  團體出發

旅遊當天指定地點集合,領隊會笑瞇瞇出現,並且連絡確認學是否到齊,隨後出發前往機場或展開旅程,協助同學辦理出國通關手續,搭機前往目的地,展開旅程直到回國入境,送完同學離開後,旅遊正式結束。

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